Jeżeli prowadzisz działalność gospodarczą, jesteś zarejestrowany na potrzeby podatku VAT w Polsce, podróżujesz służbowo do innych krajów UE i dokonujesz tam zakupów związanych z prowadzoną działalnością, to masz pełne prawo do odzyskania nawet 100% VAT zawartego w cenie zakupu brutto. W tym celu musisz wystąpić za pośrednictwem właściwego naczelnika urzędu skarbowego o zwrot zagranicznego podatku VAT według szczególnej procedury VAT-REFUND wypełniając formularz VAT-REF. W tym artykule dowiesz się kto i w jaki sposób może uzyskać zwrot zagranicznego podatku VAT.

Kto może skorzystać z usługi

O zwrot zagranicznego podatku VAT możesz się ubiegać, jeżeli spełniasz jednocześnie poniższe warunki:

• jesteś zarejestrowany jako czynny podatnik VAT w Polsce,
• dokonujesz sprzedaży opodatkowanej lub sprzedaży mieszanej w Polsce,
• nie dokonujesz wyłącznie sprzedaży zwolnionej z VAT, ani nie korzystasz ze zwolnienia VAT podmiotowego (do limitu obrotów wynoszących 200 tyś zł)
• nie posiadasz siedziby w kraju UE, w którym został poniesiony wydatek,
• nie jesteś zarejestrowany do celów podatku VAT w kraju UE, w którym został poniesiony wydatek (dotyczy np. podmiotów świadczących usługi przewozu osób w krajach UE),
• poniosłeś wydatki związane z działalnością gospodarczą,
• nie dokonujesz sprzedaży towarów lub usług w kraju UE, w którym został poniesiony wydatek (wyjątkiem są tu usługi transportowych oraz dostawy towarów i usług, w których obowiązuje mechanizm „odwrotnego obciążenia”).

Od jakich wydatków należy się zwrot

O zwrot VAT z innego państwa UE możesz ubiegać się, jeżeli poniosłeś wydatki na nabycie:

• paliwa i materiałów eksploatacyjnych
• opłat za wstęp na targi lub wystawy handlowe
• opłat za przejazd autostradami i innych opłat drogowych
• wynajmu środków transportu
• kosztów podróży (opłaty za taksówki, transport publiczny)
• zakup sprzętu elektronicznego,
• koszty zakwaterowania, usług cateringowych i restauracyjnych
• wydatki na artykuły luksusowe, rozrywkowe i reprezentacyjne
• inne (głównie narzędzia, części, naprawy, artykuły biurowe)

Każdy zakup ma wspólnotowy kod i musi być udokumentowany fakturą lub dokumentem importowym, który czasem trzeba dołączyć do wniosku.

Termin na załatwienie sprawy

Termin na złożenie wniosku jest sztywno określony, czyli musisz go złożyć nie później niż do 30 września roku następującego po roku podatkowym, którego wniosek dotyczy.
Procedura zwrotu trwa od 4 do 8 miesięcy. Wnioski za rok poprzedni nie mogą obejmować okresów krótszych niż kwartał i dłuższych niż rok. Możliwe jest zatem złożenie maksymalnie 4 różnych wniosków.
Należy przy tym pamiętać, że wnioski częściowe nie mogą obejmować kwot mniejszych niż 400 euro, a w przypadku wniosku częściowego – 50 euro.
Czyli jeżeli poniosłeś mniejsze wydatki na zakupy artykułów, od których przysługuje zwrot VAT w krajach członkowskich niestety nie będziesz mógł otrzymać zwrotu.

Krok po kroku

Złóż wniosek o zwrot podatku VAT naliczonego w innym państwie członkowskim na druku VAT-REF elektronicznie poprzez system e-Deklaracje. Po wysyłce wniosek uzyska Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO). Następnie zostaje przekazany do polskiego systemu VAT-REFUND, gdzie w ciągu 72 godzin otrzymuje już swój właściwy numer referencyjny w systemie VAT-REFUND.

Udział pełnomocnika

Możesz ubiegać się o zwrot podatku za pośrednictwem pełnomocnika. Złóż oryginał pełnomocnictwa szczególnego na druku PPS-1 w tym samym urzędzie skarbowym, w którym składasz wniosek o zwrot podatku. W przypadku zwrotu VAT-REF nie możesz skorzystać z pełnomocnictwa UPL-1 służącego do podpisywania deklaracji drogą elektroniczną.
Pamiętaj, że państwo członkowskie zwrotu może zażądać złożenia pełnomocnictwa, zgodnie z przepisami obowiązującymi w tym państwie. Pełnomocnictwo szczególne w formie dokumentu elektronicznego, prześlij na elektroniczną skrzynkę podawczą urzędu skarbowego do którego złożyłeś VAT-REF.

Odrzucenie wniosku przez system e-Deklaracje
Ponieważ procedura składania wniosku jest dosyć skomplikowana, często się zdarza, że system e-Deklaracje odrzuca wniosek. Otrzymasz wtedy komunikat o przyczynie odrzucenia. System automatycznie wskaże też pozycje, które zostały wypełnione błędnie lub pozostały niewypełnione. Jeśli tak się zdarzy, to nanieś poprawki i ponownie wyślij wniosek.

Wszystkie wiadomości w sprawie złożonego wniosku o zwrot otrzymasz wyłącznie na podany we wniosku adres email. W korespondencji będzie podany numer referencyjny wniosku.

W sytuacji, gdy państwo członkowskie zwrotu wymaga, aby do wniosku dołączyć faktury i dokumenty celne potwierdzające poniesione wydatki w okresie, którego dotyczy wniosek, zrób to w formie elektronicznej.
Rodzaje załączników do wniosku są określane przez państwo członkowskie zwrotu.

Forma przesłania dokumentów, które należy dołączyć do wniosku

Dokumenty powinny być umieszczone w jednym załączniku, według ściśle określonych parametrów:

• ma postać archiwum ZIP o wielkości nieprzekraczającej 5 MB
• zawiera pojedyncze pliki kopii faktur i dokumentów, zeskanowanych w jednym ze wskazanych formatów: PDF, TIFF, JPEG
• poszczególne pliki powinny być zeskanowane w jakości 200 dpi., nieszyfrowane i niezabezpieczone hasłem
• pliki powinny być wysłane jednocześnie z wnioskiem

Wnioski niespełniające wymogów technicznych będą odrzucone przez system.

Informacja o statusie wniosku

Otrzymasz informację na wskazany we wniosku adres email o przekazaniu wniosku do państwa członkowskiego zwrotu.
Jeżeli weryfikacja uprawnień do ubiegania się o zwrot przebiegnie niepomyślnie, naczelnik urzędu skarbowego wyda postanowienie o nieprzekazaniu wniosku do państwa członkowskiego zwrotu.
Postanowienie o nieprzekazaniu wniosku otrzymasz pocztą tradycyjną na adres wskazany we wniosku oraz na adres e-mail podany we wniosku.

Polska administracja podatkowa sprawdzi, czy w okresie, którego dotyczy wniosek, byłeś uprawniony do uzyskania zwrotu zagranicznego podatku VAT.
Jeżeli potwierdzi uprawnienia do ubiegania się o zwrot, to przekaże wniosek do państwa członkowskiego zwrotu w ciągu 15 dni kalendarzowych od daty otrzymania wniosku.

Jaki poniesiesz koszt

Jeżeli zlecisz wykonanie usługi wyspecjalizowanej firmie -poniesiesz koszt zgodnie z taryfą opłat, plus koszt pełnomocnictwa 17 zł – opłata za pełnomocnictwo (nie płacisz za pełnomocnictwo udzielane mężowi, żonie, dzieciom, rodzicom lub rodzeństwu).

Czas oczekiwania

Zostaniesz powiadomiony przez państwo członkowskie zwrotu o przyjęciu lub odrzuceniu wniosku w terminie:

• 4 miesięcy od daty otrzymania przez to państwo członkowskie
• 2 miesięcy od dnia otrzymania dodatkowych informacji których to państwo zażądało, nie krócej niż 6 miesięcy od daty otrzymania wniosku przez państwo zwrotu
• 8 miesięcy od otrzymania wniosku przez to państwo członkowskie – w przypadku gdy to państwo członkowskie żąda dalszych dodatkowych informacji

Zwrot realizowany jest nie później niż w terminie 10 dni roboczych od upływu powyższych terminów. Za opóźnienia należą ci się odsetki za zwłokę.

Jak możesz się odwołać

Jeżeli państwo członkowskie zwrotu odrzuci w całości lub w części wniosek o zwrot otrzymasz decyzję o odrzuceniu wniosku.
Od decyzji o odrzuceniu wniosku o zwrot możesz się odwołać – zgodnie z przepisami państwa członkowskiego zwrotu.

Prawo do korekty wniosku

Możesz skorygować złożony wniosek. Jednak nie wszystkie państwa członkowskie UE akceptują korekty wniosków.
Jeżeli państwo członkowskie nie przyjmuje korekt, to złóż nowy wniosek zawierający poprawne dane.
We wniosku warto podać nr telefonu. Ułatwi to kontakt pomiędzy tobą a urzędnikiem, aby jak najszybciej wyjaśnić ewentualne nieścisłości we wniosku.
Gdy we wniosku VAT-REF podasz niewłaściwy adres poczty elektronicznej, to złóż korektę wniosku z podaniem prawidłowego adresu e-mail. Korekta wniosku jest jedynym skutecznym sposobem zmiany adresu e-mail również w kraju zwrotu.
Pamiętaj jednak, że nie wszystkie państwa członkowskie zwrotu przyjmują korekty dlatego wypełniając wniosek dokładnie sprawdź poprawnośc adresu email.

Jak zaksięgować otrzymany zwrot podatku VAT

Jeżeli już otrzymasz zwrot podatku VAT od zagranicznego urzędu skarbowego, pamiętaj, że jest to Twój przychód z działalności gospodarczej i powinieneś wykazać go w w ewidencji księgowej wdacie otrzymania przelewu.
Przychód należy zaksięgować w wysokości wynikającej z decyzji, a nie w wysokości faktycznie otrzymanego przelewu. Należy przeliczyć wg średniego kursu NBP lub EBP (Europejskiego Banku Centralnego) z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego datę otrzymania przelewu. Jeśli wpłata została dokonana na konto złotówkowe, należy rozliczyć różnicę kursową wynikającą z faktycznie zastosowanego kursu, na podstawie, którego bank dokonał przewalutowania.
Ewentualne opłaty za przyjęcie przelewu zagranicznego i inne prowizje będą stanowić koszt przedsiębiorcy.